問い合わせ内容を表にまとめたら、営業の優先順位が見えた話

問い合わせは、来た数だけ見ていても足りません。 大事なのは、どんな内容が来ているか。誰が対応して、どこで止まっているか。ここが見えないと、営業の優先順位を決めにくいんですよね。 記録が残らない問題 ある地域の事業者さんでは、問い合わせ対応がほとんど電話とメールだけで回っていました。 対応できていないわけではありません。むしろ丁寧に返していました。ただ、記録が残りにくい。担当者の頭の中にはあるけれど、会社全体では見えない状態でした。 その結果、同じような質問に何度も答える。見込み度の高い相談と、急がなくていい相談が同じ扱いになる。あとから振り返ろうとしても、どの問い合わせが売上につながったのか分からない。 こういう状態は、現場ではよくあります。 まず表にまとめた そこで、最初にやったのは大きなシステム導入ではありません。Googleスプレッドシートに問い合わせ管理表を作っただけです。 項目は絞りました。 問い合わせ日、会社名または氏名、相談内容、流入元、見込み度、担当者、次の対応日、ステータス。この8項目です。 細かく作りすぎないことが大事です。最初から完璧なCRMを作ろうとすると、入力が続きません。現場で使うものは、入力できる量に落とす必要があります。 運用ルールもシンプルにしました。 問い合わせが来たら、まず1行追加する。返信したらステータスを変える。次に連絡する日を入れる。週に一度、未対応と次回対応日だけ確認する。 これだけです。 優先順位が見えるようになった でも、効果はすぐ出ました。 まず、対応漏れが減りました。次に、問い合わせの内容が見えるようになりました。「価格だけ知りたい人が多い」「Webサイトを見て来た相談は具体度が高い」「紹介経由は成約率が高い」など、感覚ではなく表で確認できるようになったんです。 営業は、気合いだけで回すものではありません。 優先順位を決める材料が必要です。どの問い合わせに早く返すべきか。どの流入元に力を入れるべきか。どの質問をWebサイトに載せておくべきか。 問い合わせ管理表を作ると、その判断がしやすくなります。 最初から高いツールを入れなくてもいいです。むしろ、最初は表で十分なことが多いですね。入力項目を決めて、週に一度見る。それだけで現場の見え方が変わります。 あなたの会社でも、まず過去1ヶ月分の問い合わせを表にしてみるといいです。 数ではなく、内容を見る。そこから営業の改善点が見えてきます。仕組み化は、その後でいいと思っています。